Tipy na efektivní home office od profíků z manicy

/in /by

I my v manice jsme před necelými dvěma měsíci přešli téměř výhradně na práci z domova. Pracovní nástroje od Microsoftu jsou na práci na dálku jako dělané, denně jsme je využívali i za běžného provozu. Ale přeci jen 100% home office byl i pro nás velkou výzvou. Chceme se proto s vámi podělit o naše osobní tipy na efektivní práci z domova. Doufáme, že se vám zkušenosti našich profíků budou hodit.

Než se do toho pustíme, připomínáme, že na našem webu Use Teams na vás čeká celá sekce, která se věnuje home office. Včetně našich online školení nástroje Teams zdarma. Odkazy na školení fungují i nadále, můžete se podívat ze záznamu na školení pro začátečníky i pro pokročilé.

Jak zvládají práci z domova profíci z manicy?

Tomáš Kutěj – CEO

Z pohledu nástrojů je můj objev Microsoft Whiteboard na virtuálním meetingu. Zásadní postřeh z home office pro mě je, že mezi jednání je potřeba dávat přestávky. Jinak člověk po 5 konferencích najednou zjistí, že vůbec nic od rána nejedl, ani nebyl na toaletě. No a taky jsem zjistil, že dokážu vést hovor v angličtině, při tom vařit oběd a kontrolovat matematiku svých ratolestí.

Jako důkaz přikládám fotografii mého „pracovního stolu“.

"Pracovní" stůl Tomáše KutějeMoc se mi k tematice home office líbil článek od Petra Beneše Proboha, já už chci zpátky do kanclu. Doporučuju ho k přečtení i k zamyšlení.

Ivana Krejbich – HR manager

manica jede na plné obrátky i v době karantény. Ze strany klientů je větší tlak na využívání technologií k práci na dálku, takže mně práce neubyla. Nové šikovné kolegy hledám neustále. Znamená to pro mě nekonečné telefonování a spoustu času strávených videohovory v Teamsech. Jsem taky máma dvouleté dcery. Tady mi hodně pomáhají „hlídací“ babičky a odpolední spánek dcery. Přes den si tedy plánuji schůzky a administrativu řeším až večer, když dcera spí.

Teamsové pohovory mají výhodu. Nábor je díky tomu rychlejší a efektivnější v rámci plánování „schůzek“. V reálu to znamená, že od prvního kontaktu až po finální kolo nemusí uplynout ani týden. Velmi rychle tedy víme, jestli kandidáta chceme, nebo ne. Absence osobního kontaktu je ale nevýhoda, protože pro nás v manice je osobnost uchazeče velmi důležitá. Chybí mi tak např. stisk ruky, nevidím správně řeč těla, špatně se mi čte mezi řádky…

Interní schůzky přes Teams ale vnímám jen pozitivně. Jsou efektivnější, člověk se takzvaně moc nevykecává okolo.

Jindřiška Kyselová – Konzultantka

Na home office nejčastěji používám:

  • Teams v kombinaci se sluchátky Jabra, bez kterých bych nemohla schůzkovat.
  • To Do, dělám si denní přehled, co bych ten den měla udělat (ne vždy se vše zadaří).
  • Stopky, prostě jakýkoliv time tracker, protože při vaření, úkolech dětí atd. bych jinak vůbec neměla přehled, kolik hodin jsem strávila prací

Sama za sebe doporučuju i během týdne měnit místnosti, kde člověk pracuje. Kdo má malý byt, může využít model: ložnice, kuchyňský stůl, pohovka, dětský pokoj, balkon. 

Co bych doporučila ostatním rodičům?

  • I mražená pizza je jídlo.
  • NIKDY dětem nevypínejte wifinu. Nebo si předtím ověřte, jestli váš partner náhodou zrovna nemá videohovor.
  • Školní úkoly mají dělat děti, nedělejte je za ně.
  • Mějte doma dostatek kávy/čokolády/zmrzliny, podle toho, na co kdo funguje. Já mám kávu, oříšky a jablka.

V rámci zachování duševního zdraví hlavně nezapomínejte chodit pravidelně ven. I kdybyste třeba jen obešli sídliště. Jestli máte větší děti, můžete během dne za chůze vyřídit i pracovní telefonát. A udělejte si čas jen pro sebe, já ráda čtu knihy. Pokud trávíte hodně času sezením u počítače, tak na odreagování je podle mě skvělé i mytí oken, gruntování atd. Člověk si vyčistí hlavu a protáhne ztuhlé tělo.

Miroslav Novák – Konzultant

Já jsem téměř žádný home office neměl. Celou dobu chodím do (většinou úplně prázdné) kanceláře. Mým velkým každodenním pomocníkem je ale nástroj Teams. Umožňuje mi komunikovat jak s kolegy, kteří na home office zůstávají, tak se zákazníky, s nimiž se nemohu potkávat osobně. Mohu tak celou dobu pokračovat ve své práci prakticky „bez omezení“. Až bych řekl, že je v tomto ohledu někdy digitální svět nevýhodou. Hlavně, když se člověku hromadí jedna online schůzka za druhou. Naučil jsem se to eliminovat a dávat mezi schůzky minimálně 10minutové pauzy, případně navazující schůzky zkracovat.

Všeobecně je pro mě při práci důležitá muzika, kterou využívám na koncentraci a oddělení se od ostatního hluku. 

Adéla Hleděncová – Konzultantka

Mně nejvíce funguje plánovat si den předem, začít den včas a mít přehled úkolů ať už v To Do, OneNote, nebo Planner (každému vyhovuje něco jiného). Doma je totiž strašně jednoduché dostat se do začarovaného kruhu a nestíhat.

Doporučila bych nástroj My Analytics – jsou tam zajímavé tipy, navíc to sleduje, jak člověk pracuje. Vzala jsem si z toho následující:

  • Naučila jsem se prioritizovat.
  • Na důležité úkoly mám připravené blockery.
  • Nenechávám se z koncentrace na důležitých úkolech vyrušit např. telefonátem, zprávou v Teams atd.

Ĺudovít Kuruc – Junior konzultant

Na home office používám denně všechny nástroje jako dřív.

  • SharePoint mi umožňuje efektivně a bezpečně sdílet důležité dokumenty. Můžu si nastavit, aby mi chodily do e-mailu notifikace o změnách ve složkách nebo dokumentech, takže jsem pořád v obraze.
  • Bezkonkurenční na denní komunikaci jsou samozřejmě Teams. Pokud potřebuju rychle zorganizovat Teamsovou schůzku, člověk na druhé straně vůbec nemusí mít licenci, stačí mu anonymní přihlášení, někdy to šetří čas. A teď v téhle době mě baví efekty v pozadí online meetingu, hlavně tedy při interních schůzkách.
  • Nepostradatelný je pro mě Planner.
  • OneDrive mi umožňuje se stejnými dokumenty pracovat jak na PC, tak v mobilu.
  • A samozřejmě musím zmínit mobilní aplikaci Office 365.

Monika Ublová – Projektová manažerka

V tom kalupu posledních dní a týdnů mi pomáhá několik věcí. Číslo jedna je Planner propojený s To Do, kde mám i svoje úkoly. Všechno pěkně pohromadě, i když mám více projektů. A potom aspoň na dvě hodiny denně vypadnout do lesa, do klidu, mezi stromy, vyčistit si hlavu.

Eva Fořtová – Konzultantka

Je hrozně těžké říct něco specifického pro home office, protože vlastně využívám stejné nástroje, jako když jsem v kanceláři. Základem jsou samozřejmě Teams. Jen když teď pracuju z domova, roste počet online schůzek. Naplno pak využívám všechny funkcionality – sdílení plochy, chat, Whiteboard. A samozřejmě i kameru, aby schůzka byla osobnější. Takže je potřeba i na doma zařadit make-up, nebo filtr kamery. (smích) Případně i rozostření pozadí.

Abych se neztratila v úkolech tak využívám To Do a neodmyslitelnou částí je stále Outlook pro komunikaci s některými klienty a plánování schůzek.

Po celém dni plném úkolů si ráda něco dobrého uvařím. Pro mě je to skvělé odreagování.

Tomáš Koplík – Konzultant

První týden jsem si práci z domova užíval a v podstatě jsem se nezvedl z gauče. Nebylo to úplně ideální, takže za sebe doporučuju pracovat u stolu a sedět na (kvalitní) židli. Není to totiž úplně špatný koncept.

Z nástrojů hodně oceňuju aplikaci Office 365 v mobilu. A chtěl bych ocenit i Microsoft Whiteboard během ohline meetingů. A to nejen v době koronaviru. Co ale rozhodně nedoporučuju? Účastnit se dvou paralelních schůzek v Teamsech.

K tematice home office u nás najdete i další články:

Kdybyste potřebovali zefektivnit (nejen) home office u vás ve firmě, ozvěte se nám. Nástroje sady Microsoft 365 s využitím pro celé firemní týmy umíme školit i na dálku.

Triky v Power BI – Jak napravit měření ve špatné tabulce

/in , /by

Vytvořili jste si měření (measure) omylem ve špatné tabulce? Ukážeme vám, jak si s tím snadno poradit.

  1. Označte si měření vytvořené v nesprávné tabulce.
  2. Otevřete si kartu Nástroje měr.
  3. V Domovské tabulce si vyberte tabulku, do které chcete měření přesunout.
  4. A máte hotovo.

Další užitečné tipy na Power BI na našem blogu:

Zajímá vás Power BI víc? Potřebujete vytvářet spolehlivé a přehledné reporty? Zkuste naše týmové školení Power BI.

 

Jak zvládnout homeoffice s dětmi? 5 tipů od Microsoftu

/1 Komentář/in /by

Ještě před pár týdny se nám zdálo nepředstavitelné slyšet nebo dokonce i vidět děti během online schůzek. Museli jsme se ale přizpůsobit době. Z nevšedního zážitku se postupem času stala rutina. Čára, která běžně dělí pracovní a rodinný život najednou v podstatě neexistuje. A i když je malé dítě, které si zrovna na klávesnici hraje na Jurský park, roztomilé, pro jeho rodiče to není úplně jednoduchá situace.  Read more

Novinky Microsoftu – zaměřeno na SharePoint

/in /by

SharePoint – cílení novinek na konkrétní skupinu uživatelů

Více různých cílových skupin v rámci jedné firmy si přímo říká o přesnější cílení obsahu. Nově můžete novinky zobrazit jen konkrétní cílové skupině. Stačí toto cílení aktivovat a při editaci obsahu zvolit vybranou cílovou skupinu. Má to drobný háček – musíte mít jednotlivé skupiny synchronizované, nebo vytvořené ve vašem AAD (Azure Active Directory). 

Pro aktivaci postupujte následovně: 

  1. Jděte na web, kde chcete novinky publikovat.
  2. V pravém horním rohu klikněte na ozubené kolečko a zvolte Obsah webu.
  3. V obsahu zvolte tři tečky u Stránky webu a Nastavení.
  4. V prvním sloupci Obecné nastavení vyberte Nastavení směrování na cílovou skupinu.
  5. Zaškrtněte možnost Povolit směrování na cílovou skupinu a potvrďte Ok.
  6. Jděte na stránku, kde chcete novinky publikovat a editujte ji. Vložte webovou část novinky. Pokud cílení ještě nemáte aktivované, zobrazte si nastavení webové části, kde zaškrtněte Povolit cílení na cílovou skupinu.
  7. Při tvorbě novinky v editačním módu zvolte možnost Podrobnosti stránky. V pravém menu v části Vlastnosti doplňte požadovanou skupinu do pole Cílová skupina.

Výběr cílové skupiny se nemusí chovat správně a při použití myši se nic nestane. Použijte tedy klávesnici, pomocí šipek zvolte požadovanou skupinu a výběr potvrďte tlačítkem Enter. 

SharePoint – vyhledávání 

Používáte ve „starém“ SharePointu upravené vyhledávání a řešíte, jak jej dostat do nového? Microsoft již párkrát možnosti customizace vyhledávání zmiňoval na konferenci Ignite. V globálním nastavení však tyto možnosti stále chybí. Existuje však alternativa, kdy si můžete nasadit vyhledávání nové. Řešení je k dispozici na Githubu. Stejně tak video popisující možnosti.

V rámci cílového nasazeného řešení máte následně volbu z těchto následujících webových částí: 

  • Search Box – je vyhledávací pole, kam uživatel zadává dotazy. 
  • Search Pagination – prvek pro zobrazení stránkování, pokud budete mít více výsledků. 
  • Search Refiners – filtry, na základě kterých můžete zpřesňovat výsledky. Mohou to být i vlastní definovaná metadata. 
  • Search Result – část, která zobrazí dohledané výsledky. 
  • Search Verticals – definované oblasti, ve kterých chcete prohledávat.

Níže je k dispozici náhled, jak může stránka následně vypadat a fungovat.

Pokud chcete využít toto customizované vyhledávání, máte možnost na něj přesměrovat standardní vyhledávací pole, což lze realizovat úpravou Nastavení vyhledávání v Nastavení webu. 

Nastavení je poměrně jednoduché. Primárně se nastavuje vazba mezi jednotlivými webovými částmi. Náročnější nastavení je u částí Verticals a Refiners. Předpokladem pro jejich nastavení je využití typů obsahu a metadat.  

Samotné nastavení lze realizovat buď na úrovni samotné kolekce, nebo na úrovni celého tenantu. Níže je ukázka nastavení na úrovni tenantu.

V části Schéma vyhledávání se mapují nově vytvořené typy obsahů a metadata na předefinovaná pole pro filtrování. V části Zdroje výsledků se definují oblasti pro Verticals.

Konkrétně se nastavuje například: 

  • Cesta – v jakém webu či konkrétní knihovně chcete vyhledávat. 
  • Typ obsahu – v jakém konkrétním typu obsahu chcete vyhledávat.

Ale i další. Jednoduše si definujete pravidla a vyhledávání pak bude hledat výsledek pouze v tomto vymezeném prostoru.

 

 

Se SharePointem vám dokážeme poradit i důkladněji. Za jeden den proškolíme celý váš tým i na dálku. A nebojte, není to jen nudná teorie, školíme hlavně prakticky a jen to, co doopravdy využijete. Klikněte si na podrobnosti o firemním školení SharePoint.

Bye Bye Microsoft, Hello Google!

/in /by

Apríl, skočili jste nám na špek! I když si myslíme, že nástroje sady G Suite od Google mají své nezastupitelné místo na trhu, Microsoft pro manicu je a vždycky bude naprostá jednička. Takže ne, nepřecházíme ke Googlu. Jen jsme chtěli trochu odlehčit atmosféru a říci nahlas, jak moc si z pozice Microsoft Gold Partnera vážíme toho, co vše tato společnost pro své zákazníky a partnery v této složité době dělá.

Technologie společnosti Microsoft jsou pro většinu z nás aktuálně klíčovým nástrojem každodenní komunikace a spolupráce. Ze dne na den jsme chtě nechtě museli přejít na home office režim a pro všechny z nás je to nevídaná zkušenost. Speciální potlesk si proto Microsoft zaslouží především za bezplatné uvolnění nástroje Microsoft Teams, spolehlivého nástroje pro firemní komunikaci a v podstatě virtuální kanceláře, která umožňuje efektivní spolupráci uživatelů v reálném čase. I právě proto používá Teamsy většina z těch největších a nejúspěšnějších společností na světě, tisíce škol a miliony uživatelů po celém světě.
 
V čele jde příkladem samozřejmě sám Microsoft, který také musel ze dne na den nechat své zaměstnance pracovat z domova.  Jistě, někdy to zadrhne i u kováře – možná jste zaznamenali částečné výpadky kvality služby MS Teams v minulém týdnu. Ale, kdo by neměl výpadky při 40% nárůstu uživatelů během pár dnů. 
  
Mimochodem, MS Teams minulý týden oslavily 3. narozeniny, takže do Microsoftu vše nejlepší a nám uživatelům hodně spokojenosti s jejich používáním.

Klaníme se všem firmám, které pomáhají 

Tímto aprílovým článkem jsme chtěli upoutat vaši pozornost a vzdát hold všem firmám, které se snaží, aby byla práce na dálku pro všechny co nejsnazší. Kolegové z již zmíněného českého Googlu nabídli školám pomoc se vzdálenou výukou. A nesmíme zapomenou ani na jejich rady, jak zvládnout práci z domova. Naplno maká také konkurence Teamsů – Slack, Zoom a další. Mobilní operátoři nabízí neomezená data zdarma. Veřejnoprávní televize přidala do programu pořady, které částečně suplují dětem výuku. My jako manica pro vás školíme základy používání nástroje Teams online a zdarma. To se hodí nejen velkým i malým firmám, ale i školám – a to jak učitelům, tak žákům.  

Chceme se poklonit i všem ostatním, kteří pomáhají toto období překlenout, jak nejlépe dovedou. Všem v první linii, i těm, co jim kryjí záda. Všichni zkrátka táhneme společně za jeden provaz! 

I v nelehkých časech připomínáme, že dnes je 1. dubna – Apríl! Zasmějte se spolu s námi. Zastavte se, nadechněte se a udělejte si legraci. Klidně i sami ze sebe. 

Návody a školení nástroje Teams zdarma 

A jestli se doma na home office občas nudíte, mrkněte na náš blog UseTeams. Najdete tam hromadu textů – od návodů pro začátečníky, až po tipy na nastavení Teamsů pro velmi pokročilé uživatele. 

Online školení nástroje Teams zdarma

Pravidla pro práci na dálku 

Spolupráce v týmu

Teams pro úplné začátečníky

Schůzky v Teams 

Další psané návody

A jestli potřebujete do týmu pořádnou injekci vědomostí, tak nástroj Teams školíme přesně na míru požadavkům ve vašem týmu. A nejen Teams. Školení máme pro všechny nástroje sady Office 365. 

Novinky Microsoftu – zaměřeno na OneDrive

/in /by

Report externího sdílení 

Dostali jste se někdy do situace, kdy jste přemýšleli, jaké dokumenty ze svého OneDrive s někým sdílíte? Měli jste pocit, že už nad tím ztrácíte přehled? V rámci svého OneDrive máte nyní k dispozici funkcionalitu, která vám řekne, jaké dokumenty s kým sdílíte. Kde tyto informace najdete?

Postupujte podle následujícího návodu:

  1. Jděte do svého OneDrive. 
    OneDrive
  2. V pravém horním rohu klikněte na ozubené kolečko a zvolte možnost Nastavení OneDrive .
    OneDrive
  3. V levé nabídce zvolte Další nastavení a poté vedle Spustit sestavu sdílení
    OneDrive
  4. Zvolte složku v rámci vašeho OneDrive, kam chcete report uložit.

  5. Následně ve složce najde .csv soubor, kde najdete požadované informace.

Soubor obsahuje následující důležité informace: 

  • Umístění sdíleného soubory či složky. 
  • Typ – soubor, složka, web. 
  • Oprávnění – jaké oprávnění je dokumentu uděleno (čtení či editace). 
  • Uživatel – jméno uživatele, s kým je sdílen nebo případně informace, že se jedná o odkaz. 
  • E-mail uživatele – e-mailová adresa uživatele, s kterým je sdílen.
  • Typ uživatele či skupiny – informace, jestli je sdílen interně, externě či na skupinu.
  • Typ odkazu – jaký typ odkazu byl pro soubor vygenerován (konkrétní lidé, všichni apod.). 

Soubory na vyžádání 

Všimli jste si těchto symbolů ve svém průzkumníku? Nevíte, jaký je jejich význam? Jednotlivé ikonky označují status dokumentů či složek. 

OneDrive

  • Mráček – symbolizuje, že dokument není dostupný offline, jedná se tedy jen o odkaz na dokument a pokud nebudete připojeni k internetu, nedostanete se k němu. 

OneDrive

  • Prázdné zelené kolečko – symbolizuje, že dokument je fyzicky stažen, zabírá vám místo na disku, bude tedy dostupný i offline. Ikona se na toto kolečko změní v případě, pokud předchozí ikonka byla mráček a soubor jste si otevřeli, čímž došlo k operativnímu stažení. V nastavení Windows si můžete upravit, po jaké době se dokumenty přepnout do offline režimu, tedy bude u nich ikonka mráčku. 

OneDrive

  • Plné zelené kolečko – symbolizuje, že jste si sami nastavili, že chcete určité dokumenty držet na svém počítači stále, např. z důvodu, že s nimi pracujete často. 

 

Účelem funkce Soubory na vyžádání je, aby vám šetřila místo na disku. Pokud výše zmíněné ikonky nevidíte, pak nejspíše nemáte funkcionalitu aktivovanou a veškeré dokumenty máte fyzicky uložené u sebe v počítači. 

Pro aktivování stačí jít do nastavení OneDrive, záložka nastavení a aktivovat ji. 

OneDrive

Jak zůstat produktivní při práci z domova?

/in /by

Microsoft v této složité době průběžně radí svým zaměstnancům i zákazníkům, jak zůstat co nejvíce produktivní i při práci z domova. Několik jednoduchých tipů sepsal viceprezident pro Office 365 Jared Spataro. Rozhodli jsme se pro vás článek přeložit. Článek vyšel na blogu společnosti Microsoft 10. 3. 2020. 

Jak být produktivní při práci z domova?

Jak doslova přes noc přesunout desítky tisíc zaměstnanců z kanceláře domů? Tuhle těžkou otázku jsme si, v reakci na šíření viru COVID-19, pokládali v Microsoftu celý uplynulý týden. A ve středu jsme to prostě a jednoduše udělali. Poslali jsme e-mail na zhruba 50 tisíc zaměstnanců Microsoftu v oblasti Seattlu, aby, pokud mohou, zůstali doma a pracovali odtud.

I přesto, že používáme Teams na denní bázi, zaznamenali jsme téměř okamžitě rapidní nárůst jeho užívání. Mezitýdenní nárůst chatu o 50 % hned první den (čtvrtek), využití Teams meetingů vzrostlo ten samý den o 37 %. Nárůst využití Teamsů vidíme i u našich zákazníků. Zaměstnanci teď opravdu posílají mnohem více zpráv přes chat, a také spolupracují a pořádají schůzky více on-line. 

Chápeme, že je to těžké období pro každého, a proto chceme maximálním možným způsobem pomoci. Jakožto tým, který stojí za nástrojem Teams, jsme věnovali hodně času hledání těch nejlepších způsobů pro produktivní a zdravou práci z domova. To nejdůležitější jsme pro vás sepsali do tohoto článku. 

Ještě pár poznámek, než začneme: 

  • Tyto tipy jsou součástí našeho neutuchajícího úsilí. Chceme, abyste zůstali ve spojení s kolegy a byli produktivní i během této náročné doby. 
  • Minulý týden jsme vám ukázali, jak jednotlivci i firmy mohou získat Teams zdarma. Zároveň tvrdě pracujeme, aby všichni mohli tento nástroj užívat a nevznikaly komplikace.  
  • Také jsme sdíleli neuvěřitelné příběhy od zákazníků a jejich zaměstnanců napříč celým světem. Včetně učitelů a jejich studentů z Hong Kongu, kteří využili technologie pro e-learning. A vůbec příběhy uživatelů z Číny, kteří nalezli chytré možnosti, jak pracovat během karantény. 
  • Naši zákazníci dnes žádají především návod, jak přepnout chod firmy z kanceláře do módu „pracujeme všichni z domova”. Budeme však i nadále pokračovat v poskytování rad a tipů, informací, inspirovat příběhy klientů v této nelehké době. Takže se občas mrkněte, najdete tu určitě něco zajímavého a inspirativního. Ale teď už ty tipy pro produktivní home office. 

Začínáme 

Dlouhodobou práci z domova vám usnadní pár klíčových bodů, které rozhodně nepodceňujte. 

Připravte si svou domácí kancelář 

Pokud nemáte doma pracovnu v pravém slova smyslu, nevadí. I tak můžete z domova pracovat produktivně. Teams je navržen jako virtuální kancelář, kterou si můžete vzít kamkoliv s sebou. Nemáte doma tiskárnu, složky s dokumenty, nebo pevný telefon? K dokumentům se snadno snadno dostanete přímo ve složkách v Teamsech, kde jsou bezpečně uložené, aby se dostaly jen do správných rukou. Stejně jednoduše můžete rychle „přiběhnout“ na právě probíhající virtuální schůzku. 

Co tedy domácí kancelář ve skutečnosti obnáší? Je důležité mít doma dedikovaný prostor, kde můžete být produktivní, kde vás nikdo a nic nebude vyrušovat od práce. A může to být jídelní stůl v kuchyni, tichý koutek v ložnici, prostě jakýkoliv prostor, kde se můžete soustředit na práci. 

Nemáte doma zrovna vzorně uklizeno? Nemusíte se trápit ani tím. Během videoschůzky můžete použít funkci rozostření okolí. Vaši kolegové uvidí jen vás a nebude je rozptylovat neumyté nádobí na kuchyňské lince. 

Komunikujte, komunikujte, komunikujte 

Mnoho z nás pracuje z různých důvodů čas od času z domova. Kancelář je ale pořád středobodem našeho pracovního měsíce. Jestliže jste najednou nuceni pracovat výhradně z domova, rytmus vašeho pracovního dne se může snadno změnit. Speciálně to platí pro ty z nás, kteří se snaží skloubit kariéru a péči o děti. 

Není nic jednoduššího, než vaše kolegy a nadřízené seznámit se situací a požádat o shovívavost. Také se naučte průběžně informovat kolegy o tom, co zrovna děláte a co už máte hotové. Společnosti, kde je práce na dálku denním chlebem, kladou velký důraz na dokumentaci práce. Všichni musí mít pravidelně aktuální informace o stavu věcí.  

TIPY

  • Nastavte si v Teams aktuální status vaší dostupnosti. Všichni hned uvidí, jestli odepíšete hned, nebo až později. Je jedno, jestli jste zrovna na virtuální schůzce, nebo se musíte chvíli věnovat dětem.
  • Pište do společné konverzace pravidelně vše, co vás napadne – stav vaší práce, užitečné zdroje, které jste objevili v kanálech Teamsů. V podstatě se chovejte tak, jako byste s někým prohodili pár slov v kuchyňce, nebo ve výtahu. Výhodou je, že budete mít vše na jednom místě a později se k tomu mohou vracet i kolegové. Dobrý tip například na článek se jen tak nerozplyne nad párou z rychlovarné konvice. 

Udržujte zdravý odstup 

Možná vám to nepřijde podstatné. Ale bez obvyklých milníků běžného pracovního dne v kanceláři, jako je procházka na oběd, pauza na kafe, jízda do práce v MHD, může být velmi náročné se od práce odpojit. Lidé, kteří pracují z domova, často zjišťují, že pracují dlouho bez jediné přestávky (protažení těla, prohození pár vět s kolegy, pauza na oběd). Absence přestávek vede velmi brzo ke stresu a někdy dokonce až k vyhoření. 

Pamatujte si, že vaše zdraví je vždy na prvním místě. Udělejte si čas na jídlo, pijte dostatek vody a nezapomeňte se mentálně odpojit od práce po pracovní době. Nejenže vás to udrží zdravé a spokojené, ale také budete dlouhodobě produktivnější. 

Pořádejte efektivní schůzky na dálku 

Jedna z největších výzev při práci celého týmu na dálku mohou být schůzky. Nebojte se jich, ale pamatujte na jedno – i virtuální schůzky by měly být efektivní. 

Pokud pořádáte poradu přes Teams, ujistěte se, že všichni pozvaní mají v pozvánce odkaz pro připojení (Join meeting). Tím automaticky vytvoříte virtuální konferenční místnost. Také doporučujeme, aby si všichni účastníci zapnuli webkamery. Jednání z „očí do očí” velmi pomáhá, aby se všichni cítili komfortně a na jedné lodi. 

TIP

  • Teams nabízí široký výběr certifikovaných a tím pádem i velmi spolehlivých kamer i jiných přístrojů (sluchátka, mikrofony), abyste mohli s kolegy komunikovat bez jakéhokoliv šumu. 

Buďte všímaví a přístupní 

Přesun schůzek do virtuálního prostředí má jeden háček. Pravděpodobně se vytratí drobné, ale důležité signály těla. Například takové to ošívání, když chce někdo něco říci. Konferenční hovory s větším množství účastníků mohou velmi zkomplikovat snahu některých kolegů vyjádřit se. 

Organizátor by na to měl pamatovat. Dejte kolegům pravidelně prostor pro otázky, vsuvky, názory… Účastníci videokonference mohou také využít chatovací okno, které je vždy součásti. Mohou tak sdílet své myšlenky průběžně. 

Schůzky si nahrávejte 

Někteří si rádi kompenzují čas, který nemohou trávit mezi kolegy pořádáním videohovorů a videokonferencí. Snadno se vám může stát, že musíte být v jeden čas na více schůzkách. Pokud to vaše společnost dovoluje, nahrávejte si video konference, aby si je i kolegové, kteří se také nemohou zúčastnit, mohli poslechnout později. Nebo požádejte organizátora, ať pro vás videokonferenci nahraje sám.  

Chcete se o Teams Meetings dozvědět více? Zde najdete další tipy.  

TIP 

  • Užitečný je i automatický přepis schůzek. Speciálně, pokud si nestíháte zapisovat vše důležité. 

Zůstaňte ve spojení 

Vynahraďte si chybějící osobní kontakt s kolegy 

Zaměstnancům ze života v kanceláři nejvíce chybí obyčejné konverzace, tzv. small talk. Pár vět při čekání na výtah, popovídat si rychle u kafe v kuchyňce. To všechno nás s kolegy neobyčejně spojuje, ale hlavně předává někdy i klíčové informace a důležité postřehy, které by nás samotné nenapadly. 

Small talk můžete snadno přesunou do chatu. Ale buďte ke kolegům ohleduplní a nepřehánějte to. Představte si chatování s kolegy jako váš osobní chladič. Potřebujete ho, abyste se nepřehřáli. Nastavte si proto pravidelný „pokec” s kolegy. Nezapomeňte zapojit GIFy, rozmanité smajlíky a samolepky pro odlehčení. 

Spojte tým dohromady 

Práci na dálku mohou lidé vnímat jako izolaci. Proto by měl vedoucí pracovník (případně team leader, či zástupce HR) aktivně vytvářet příležitosti pro propojení celého týmu. Udržujte proto i při práci z domova pravidelná setkání týmu (týdenní updaty, společné obědy). Založte v Teamsech speciální Tým pro svůj tým a sdílejte vše důležité do hlavního kanálu „Obecné”.

TIPY

  • Pro větší brainstormingy můžete využít aplikaci Microsoft Whiteboard. Nekonečnou digitálná tabuli, kam mohou všichni zaznamenávat své nápady a spolupracovat přímo v Teamsech. 
  • Také doporučujeme vedoucím týmů, aby vyzkoušeli aplikaci Crisis Communication. Tuhle přizpůsobitelnou apku lze použít pro informování sebe a týmu o všem důležitém, co potřebují vědět ohledně vývoje v krizové situaci. 

Bavte se! 

Ruku v ruce se změnami, které na tým dopadají kvůli práci z domova, je důležité udržovat týmového ducha. I skrze Teams můžete udržet zaměstnance pozitivní a v dobré týmové atmosféře. 

Sdílejte novinky či příběhy v týmovém chatu. Uspořádejte třeba fotosoutěž. Buďte kreativní. Jeden z našich zákazníků v Číně uspořádal pro své studenty skrze Teams kuchařskou soutěž. Mezi studenty měla nesmírný úspěch. 

Chápeme, že každý jednotlivec a každý tým fungují jinak. Ale přesto doufáme, že naše tipy vám pomohou rychle se přizpůsobit na tento nový způsob spolupráce, zůstat produktivní a omezí pocit izolace na minimum. 

Stáhněte si náš seznam důležitých bodů pro práci na dálku a sdílejte ho s kolegy.

Na závěr jedna informace, která není úplně nepodstatná. Teamsy zdarma můžete začít používat ještě dnes. Jestli máte Microsoft účet, tak se přihlaste, nebo se rovnou registrujte.

Pokud potřebujete pomoc s Teamsy, nebo s čímkoliv ohledně Microsoft Office 365, tak se nám ozvěte!

A nezapomeňte sledovat naše sociální sítě a web Use Teams, kde jsme připravili celou novou sekci návodů na Teams a obecně na práci z domova.

Microsoft Ignite The Tour Prague logo

Novinky z konference Microsoft Ignite The Tour Prague 

/in /by

Konference Microsoft Ignite The Tour zavítala v únoru i do Prahy. Naši konzultanti vybrali z dvoudenního programu novinky, které je nejvíce zaujaly. 

Microsoft Ignite The Tour Prague logo

Azure AD entitlement management   

Řešíte problematiku nastavení přístupu do týmů, SharePointů a k aplikacím? Potřebujete řešit nastavení přístupu externistů včetně schvalování a automatické expirace? Potřebujete mít auditní stopu? Pak vás budou zajímat Access Packages. 

Acces Package je balíček, kde nastavíte: 

  • Zdroje (týmy, aplikace a stránky na SharePoint Online), ke kterým má mít externí partner přístup.  
  • Schvalovací proces pro udělení přístupu (vyjmenujete zodpovědné osoby, které přístup schvalují).  
  • Dobu, po kterou bude externistovi přístup platit v závislosti na délce trvání projektu.  

Externistovi následně pošlete odkaz, přes který si jedním kliknutím zažádá o přidělení oprávnění, které potřebuje ke své práci. Žádost schvaluje odpovědná osoba. Po schválení, získá externista přístup ke všem projektovým zdrojům vyjmenovaným v access package. Takže už nemusíte pro každou stránku na SharePointu nastavovat, nebo schvalovat přístup samostatně. Zároveň přístupy externistovi po uplynutí nastavené doby expirují a u všech výskytů se automaticky odeberou. V neposlední řadě je výhodou možnost jednoduchého auditování. Firma má přehled o tom, kdo a kam se dostane a kdo mu to umožnil. 

Global Reader  

Kolik máte ve vašem Office 365 prostředí Global adminů? Víte, že čím méně Global adminů tím lépe a bezpečněji? Zároveň ale máte v týmu mnoho rolí, které potřebují mít možnost náhledu na nastavení Office 365? Nová role Global reader je pro vás jako dělaná. Global reader se může prakticky kamkoliv v rámci administrátorského rozhraní podívat, jak je Office 365 prostředí nastavené. Výhodou je, že je pouze „reader„, tudíž může opravdu pouze nahlížet a nemá možnost cokoliv měnit.  

Může se hodit v různých situacích. Např. dodavatelům, kteří od zákazníka dostanou tuto roli, aby se podívali, jak mají celé prostředí nastavené. I v rámci jedné organizace může mít toto oprávnění např. oddělení bezpečnosti, aby se také mohlo podívat na nastavení. Doposud existoval pouze Global admin, který však mohl provádět i změny. Z uživatelů, kteří zatím roli Global readera vyzkoušeli, celých 24 % snížilo celkový počet Global adminů. 

Least priviledged access princip 

Dodržujete least priviledged access princip? A nevíte, která role je ta least priviledged pro danou úlohu? Microsoft má pro vás novinku v admin centru. 

Mrkněte v admin centru na role, nějaké si vyberte a nechte si je porovnat: 

Office 365 - admin role

Office 365 - admin role

Multijazyčnost publikování obsahu  

Používá se v rámci vaší společnosti více jazyků? Nevíte si rady s tím, jaký z nich preferovat a publikovat na intranetu? Můžete se těšit na novou funkcionalitu multijazyčnosti. Obsah bude možné publikovat v různých jazycích a koncový uživatel si jen zvolí preferovanou variantu. 

Microsoft Lookbook 

Zvažujete tvorbu intranetu a neznáte možnosti Office365? Pak je Microsoft Lookbook přesně pro vás. Můžete se podívat na návrhy a ukázky přímo od Microsoftu, kde si můžete jednoduše na konkrétních příkladech udělat představu, vybrat konkrétní prvky, které se vám líbí a vytvořit tak jednoduché zadání pro výběrové řízení či rovnou dodavateli.  

Microsoft zjednoduší sdílení dokumentů i lidem mimo tým 

Potřebujete často sdílet konkrétní dokumenty mimo tým a nevíte, jak na to? Microsoft Teams už brzy umožní jednoduše sdílet dokumenty i s lidmi, kteří nejsou v týmu. 

Nemusíte se bát, tito lidé se dostanou opravdu jen k tomu konkrétního dokumentu, který jim nasdílíte. Nikam jinam. Nebudete už muset komplikovaně řešit, jak dokument bezpečně posílat přes e-mail, nebo přes OneDrive či SharePoint. 

Šablony pro přidávání uživatelů 

Jeden náš kolega nadšeně konstatoval, že tato funkcionalita ukončí „peklo“ při přidávání více uživatelů najednou. Jednoduše vytvoříte šablonu se skupinou uživatel. Příště už nepřidáváte ručně všechny její členy, ale jen šablonu pro danou skupinu. Funguje to především v případě, že máte skupiny uživatelů, kteří sdílí například podobné role v týmu, pracují ve stejné kanceláři atd.  

Homesite (SharePoint start page) 

Možnost nastavit vybraný komunikační web jako úvodní stránku SharePointu. Odkudkoliv se potom vrátíte “domů” na jedno kliknutí. 

A co nás ještě zaujalo? 

  • Horní menu intranetu bude možné cílit na určité osoby. Tak, aby každý viděl pouze relevantní obsah.
  • Nově bude možné nastavit, kdy bude novinka zveřejněna ostatním. Doposud bylo možné publikovat novinku jen klasicky ručně, v momentě zadání do systému.
  • Workshop na Dynamics 365, který vedl Brent Dawson na téma integrace mezi moduly Customer Service a Field Service. 
  • Během video hovoru bude možné měnit pozadí. Jasně, je to trochu nepodstatná blbinka, ale nová funkcionalita v Teams nás baví. 
  • Celá organizace konference.  

Jindřiška: Ráda ukazuji lidem, že se nemusí bát IT změn

/in , /by

Do manicy přišla ze světa velkého korporátu. Prostředí malé firmy pro ni bylo doslova šokem. Nejen proto, že si všichni výrazně zjednodušují práci pomocí nejnovějších IT vychytávek. Jako konzultantka a, jak sama říká, žena slova, pomáhá firmám hlavně s interní komunikací změn. A lidi nemají rádi změny. Ale to by nebyla Jindřiška, aby si s takovou drobností neporadila.

 

Jindřiško, co konkrétně v manice děláš?

Oficiální název mojí pozice je Communication & Change Consultant. V češtině je to něco jako konzultantka v oblasti komunikace a změn ve firmách. Dělám hlavně komunikační kampaně. Pokud firma prochází nějakou IT změnou, mým úkolem je najít nejlepší způsob, jak o tom informovat zaměstnance v dané firmě.

 

Jak se taková komunikační kampaň vymýšlí?

Na prvním místě jsou požadavky klienta. Potom musíme zjistit, jak fungují zaměstnanci ve firmě. Na co vlastně slyší, jaké komunikační kanály pro ně fungují. Někde e-maily, info letáky v kuchyňce, plakáty ve výtazích, jinde zase vedou videa a informace na intranetu. A někde nefunguje vůbec nic. Ale i s tím si musíme poradit. Hledáme možnosti, jak zaměstnancům ve firmách sdělit to, co jim sdělit potřebujeme.

 

Co bývá obsahem komunikačních kampaní?

Většinou to jsou IT změny typu – firma přechází na Teamsy , firma migruje z Google nástrojů do Microsoft Office 365, ve firmě mají nový intranet. A mým úkolem je najít funkční způsob, jak zaměstnance o změnách informovat a připravit je, aby vše proběhlo hladce.

Já konkrétně připravuji třeba návody, komunikační stránky na SharePointu , návodové stránky na intranetu, newslettery, e-maily zaměstnancům atd. Když to vezmu na konkrétním příkladu, grafik, pokud jde např. o plakáty, připraví vizuál kampaně a já jsem žena slova.

 

Na čem zrovna teď pracuješ?

Moc zajímavý je jeden projekt, kde klient přechází z Gmailu na webový Outlook . Kdo zažil, ví, jak moc jsou lidé vůči takové změně odmítaví a jaká je to nepříjemnost. A my jim poskytujeme podporu. Připravíme pro zaměstnance školení ještě před změnou. Neškolíme jen koncové uživatele, ale musíme vyškolit i helpdesk, aby firmy byly dále soběstačné. A samozřejmě vymýšlíme, jak nejlépe změnu komunikovat, aby lidé věděli, co se děje, aby se nových věcí nebáli. V den migrace přijdeme do firmy a ukazujeme konkrétní kroky. Jak si mohou zaměstnanci svůj nový e-mail nastavit, jak pracovat s kalendářem. Problémy řešíme přímo v terénu. S novým programem nebo aplikací si většinou zaměstnanci poradí, ale největší problémy mají s nastavením mobilních zařízeních a MDM (Mobile Device Management). Každá firma má jiné a každé také trochu jinak funguje. Pokud ale chtějí mít zaměstnanci v mobilu firemní e-maily, tak je to nezbytnost. Výhoda tohoto bezpečnostního softwaru pro firmy je, že se telefon rozdělí na dvě části – soukromou a firemní. Firemní část spravuje IT oddělení, které v případě ztráty telefonu může firemní data na dálku smazat. Někdy je těžké přesvědčit lidi, že IT do soukromé části nevidí a že je nebude „šmírovat“.

 

Co tě na tvé práci nejvíc baví?

Že je různorodá. Dělám komunikační kampaň pro jednoho zákazníka, migrační podporu pro jiného zákazníka. Zkouším si i projektový management. Já vlastně působím jako takový externista v sedmi firmách. A pokaždé řešíme něco jiného. Jednou Teamsy, podruhé Outlook. Dělali jsme i komunikační kampaň bezpečnosti – vysvětlovali jsme zaměstnancům, jaké jsou bezpečnostní zásady při používání e-mailů, firemních dokumentů, vytvořili jsme třeba i video na téma phishingu, podvodné techniky k získání citlivých údajů uživatele. A na konci kampaně jsme udělali soutěž. I když se soutěžilo o bezpečnostní software, lidi měli zájem, soutěžili. Opravdu to video viděli, získali z něj potřebné informace. A mě hodně baví právě komunikace bezpečnosti. Každá společnost má jiné potřeby. Ale v manice jsem ještě nenarazila na něco, co by mě nebavilo.

 

Co považuješ za svůj dosavadní největší pracovní úspěch?

Do manicy jsem nastoupila 1. dubna. Na apríla. A člověk si v takové chvíli říká: „To bude pohoda. Jsem tu první den, dostanu propisky a sešívačku, ukážou mi, kde je kuchyňka. V klidu se rozkoukám.” A já jsem hned první den šla už v devět ráno na schůzku se zákazníkem. A hned potom na další tři. Na konci prvního týdne už jsem šla na podobnou schůzku sama, začala jsem fungovat jako samostatná jednotka. Byl to fofr. Takže tohle považuju za velký úspěch. Hodili mě do vody a já hned musela plavat.

A pak ještě s prací (ne)související úspěch. Po kurzu na tvorbu webu v html, CSS, jsem ze zvědavosti absolvovala a dokončila i dlouhodobý kurz programování C#. Díky tomu jsem ale zjistila, že ze mě programátor opravdu nebude (smích).

.

Který nástroj ti při práci nejvíc pomáhá?

Do manicy jsem přišla z korporace, kde jsme používali Outlook a pak takovou starší verzi SharePointu. A v manice máme nejnovější a nejmodernější technologie. Takže to pro mě byl velký IT šok. Hodně mě baví Teamsy. V rámci jedné aplikace se jednoduše přepnu do všech společností, pro které pracuju. Ale moje osobní pecka je OneNote . Jedu v tramvaji na jednání, přečtu si v mobilní aplikaci poznámky z minulé schůzky, napadnou mě otázky, které si hned zapíšu. A pak přijedu k zákazníkovi na schůzku, otevřu počítač, zapnu OneNote a hned vidím celou přípravu. Od té doby, co jsem začala pracovat v manice, tak nenosím papíry na poznámky. Takže moderní technologie šetří čas i naše lesy.

 

Co děláš, když zrovna nepřipravuješ komunikační kampaně?

Mám rodinu, dva kluky v pubertě, takže se hlavně snažím nezbláznit, protože řešíme přijímačky na střední školu. To je síla. Jinak moc ráda a hodně čtu. Ale především moc ráda tancuju. Chodím do taneční skupiny, děláme hlavně předtančení na maturitních plesech a chodíme také na soutěže tanečních formacích (jsem i sběratelkou medailí). Tančíme standardní i latinskoamerické tance.

Do toho mám skupinu tančících maminek při naší škole. Jmenujeme se MADRES BAILANDO (tančící matky), pro kterou vymýšlím choreografie. Vzniklo to spíš jako legrace na školní ples. A byl z toho půlnoční kankán. Moc nás to bavilo, takže ze srandy na jeden ples byla další vystoupení po různých plesech našich kamarádů. Letos jsme si po 3 letech řekly, že skončíme, protože už na to není moc času. Ale tolik nás to baví, že budeme asi po letní pauze zase pokračovat.

A taky už skoro 14 let pořádám 2x ročně na dvou místech charitativní bazary. Jeden školní bazar, přičemž výtěžek jde přímo škole. A druhý bazar je v michelské farnosti. Máme hlavně dětské oblečení, knihy, sportovní potřeby, občas se tam objeví kočárek nebo dětská autosedačka. Ceny jsou velmi nízké. A také to funguje jako edukace finanční gramotnosti pro děti, protože na školním bazaru prodávají samy děti. To, co se neprodá na školním bazaru, se odveze na druhý bazar do farnosti. Tam se prodává za dobrovolné příspěvky do kasičky. Každý zaplatí tolik, kolik si může dovolit. Věci, které nenajdou nového majitele, odvážíme do Diakonie a dalších spřátelených organizací (Klokánek, azylové domy, diagnostický ústav).

Zajímavými kolegy se jenom hemžíme. Mrkněte na rozhovory s dalšími našimi profíky:

Privátní kanály z pohledu správy

/in /by

V předchozím článku jsme vás naučili zakládat privátní kanály, ukázali jsme si, kdy je využít, jak je zpřístupnit uživatelům a jak fungují přístupy. Pojďme se nyní podívat na privátní kanály z různých úhlů pohledu.

 

Správa z pohledu vlastníka týmu

Přehled všech kanálů včetně privátních najdete ve správě týmu v části „Kanály“. Jako vlastník týmu, pokud nejste nastaven jako vlastník privátního kanálu, nemáte možnost cizí privátní kanál jakkoliv spravovat. Můžete se však podívat, kdo je jeho vlastníkem a následně odpovědnou osobu kontaktovat. V nejhorším případě se můžete obrátit na administrátora aplikace Teams, který má možnost vás do takového kanálu přidat.

V rámci týmu, který vlastníte, mohou vzniknout privátní kanály, jejichž nebudete vlastníkem a nedostanete se k obsahu. Ve standardním pohled v sekci Teams vidíte pouze privátní kanály, kde jste členem i jako vlastník.

Pokud máte nastavenou politiku, že všichni uživatelé mají možnost vytvářet privátní kanály (je to výchozí nastavení), pak můžete poměrně rychle ztratit kontrolu nad strukturou týmu. Jako vlastník máte možnost ještě přímo na úrovni týmu zakázat členům tvorbu privátních kanálů.

 

Správa z pohledu SharePoint administrátora

Za každým privátním kanálem vzniká samostatná kolekce, kterou nelze vidět ve standardním administrátorském rozhraní SharePoint. Správce tak o kolekcích nemusí vůbec vědět, pokud nepoužije PowerShell. Zároveň se jedná opravdu pouze jen o samostatnou kolekci a nikoliv o Office 365 Groups. Kolekce tedy pak nemá vlastní mailbox či kalendář.

Jmenná konvence URL adresy vzniklé kolekce se skládá z názvu týmu + názvu kanálu. Vyhněte se tedy komplikovaným a dlouhým názvům s diakritikou. Kanál můžete následně v případě potřeby přejmenovat.

Vzniklá kolekce je prakticky pouze úložiště pro dokumenty. Na pozadí nejsou žádné jiné další seznamy či knihovny, které jsou kolekci týmu jako knihovny stránek, kalendář apod.

Ohledně oprávnění, jedná se o standardní oprávnění jako na jakékoliv jiné SharePoint kolekci. Vytvoří se 3 základní SharePoint skupiny se jmennou konvencí název týmu + název kanálu.

Zásadní rozdíl je však v obsahu skupin oproti oprávnění na úrovni samotného týmu. Zde jsou ve skupinách obsahem přímo samotní uživatelé. Kdežto na úrovni oprávnění samotného týmu jsou obsahem těchto SharePoint skupin AAD skupiny a samotné individuální členy na této úrovni nevidíte.

TIP: Před spuštěním privátních kanálů je dobré dopředu promyslet governance (např. proces zakládání, jmenná konvence) a účel, pro které je možné kanály využít, dříve, než vám uživatelé začnou kanály horlivě vytvářet a ztratíte nad tím kontrolu.