Novinky Microsoftu – zaměřeno na OneDrive

OneDrive nově nabízí funkcionalitu „Požádat o soubory“. V čem funkcionalita spočítá? Jednoduše si vytvořte novou složku u sebe na OneDrive, označte si ji a zobrazí se vám v menu tlačítko „Požádat o soubory“. Nechte si tak jednoduše nahrát třeba dokumenty z výběrového řízení.

V dalším kroku budete vyzváni k doplnění popisu, jaké dokumenty by měly být nahrány. Popis se následně zobrazí příjemcům.

Soubory

Žádost

 

Na závěr již jen vyplníte e-mailové adresy uživatelů, od kterých očekáváte nahrání souborů a doplníte e-mailovou zprávu. Následně dojde k odeslání generického e-mailu. Pokud tomu chcete předejít, máte možnost si zkopírovat odkaz na složku přes tlačítko „Kopírovat odkaz“ a napsat si vlastní e-mail, kam následně odkaz vložíte.

E-mail

 

Níže je ukázka obdrženého e-mailu.

RFI

 

Chcete nastavit maximální platnost odkazu, do kdy mohou uživatelé dokumenty nahrávat? Opět si označte složku, kam se mají dokumenty nahrávat, rozbalte si informace o dokumentu a klikněte na „Spravovat přístup“.

Spravovat přístup

 

Dále si rozklikněte u odkazu přes tři tečky další možnosti.

Spravovat přístup

 

A na závěr si už jen zvolte datum, do kdy má být odkaz platný.

Datum

 

Co vlastně vidí uživatel, který dokumenty nahrává? Při kliknutí na odkaz se mu zobrazí následující stránka se zadaným popisem a tlačítkem pro nahrání dokumentů.

Nahrát

 

Na závěr již jen informace o úspěšném nahrání.

Úspěšné nahrání

 

Pokud jste v okně, ve kterém dokumenty nahráváte, už přihlášený Microsoft identitou, automaticky si ji prohlížeč převezme. V opačném případě budete vyzváni k zadání jména a příjmení.

Jméno a příjmení

V cílovém adresáři to pak vypadá následovně. Nahrávané dokumenty mají jmennou konvenci, která se skládá ze jména uživatele, který dokument nahrává či bylo jméno doplněno + název dokumentu. Pokud ten samý uživatel nahraje dokument se stejným názvem, dojde k automatickému číslování dokumenty a nedochází tedy k jejich přepisování. Ve sloupci „Autor změny“ je vidět, kdo dokumenty nahrával.

Žádost o soubory

Funkcionalitu samozřejmě můžete využít i pro další scénáře jako například nahrávání životopisů či podkladů od potenciálních uchazečů o zaměstnání nebo obecně jako alternativa k veřejným úložištím (např. leteckaposta.cz, ulozto.cz), které se často používají pro výměnu dokumentů mezi společností a externí firmou (např. marketingové materiály jako multimediální obsah). Scénář se týká situace, kdy nechcete, aby někdy jiný neviděl obsah dané složky. Tato cesta je však oproti veřejným úložištím zabezpečená, máte data u sebe a pod kontrolou.

0 Odpovědi

Zanechte odpověď

Chcete se zapojit do diskuse?
Neváhejte vložit komentář!

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Tato stránka používá Akismet k omezení spamu. Podívejte se, jak vaše data z komentářů zpracováváme..