Novinky Microsoftu – zaměřeno na OneDrive

OneDrive nově nabízí funkcionalitu „Požádat o soubory“. V čem funkcionalita spočítá? Jednoduše si vytvořte novou složku u sebe na OneDrive, označte si ji a zobrazí se vám v menu tlačítko „Požádat o soubory“. Nechte si tak jednoduše nahrát třeba dokumenty z výběrového řízení.

V dalším kroku budete vyzváni k doplnění popisu, jaké dokumenty by měly být nahrány. Popis se následně zobrazí příjemcům.

 

Na závěr již jen vyplníte e-mailové adresy uživatelů, od kterých očekáváte nahrání souborů a doplníte e-mailovou zprávu. Následně dojde k odeslání generického e-mailu. Pokud tomu chcete předejít, máte možnost si zkopírovat odkaz na složku přes tlačítko „Kopírovat odkaz“ a napsat si vlastní e-mail, kam následně odkaz vložíte.

 

Níže je ukázka obdrženého e-mailu.

 

Chcete nastavit maximální platnost odkazu, do kdy mohou uživatelé dokumenty nahrávat? Opět si označte složku, kam se mají dokumenty nahrávat, rozbalte si informace o dokumentu a klikněte na „Spravovat přístup“.

 

Dále si rozklikněte u odkazu přes tři tečky další možnosti.

 

A na závěr si už jen zvolte datum, do kdy má být odkaz platný.

 

Co vlastně vidí uživatel, který dokumenty nahrává? Při kliknutí na odkaz se mu zobrazí následující stránka se zadaným popisem a tlačítkem pro nahrání dokumentů.

 

Na závěr již jen informace o úspěšném nahrání.

 

Pokud jste v okně, ve kterém dokumenty nahráváte, už přihlášený Microsoft identitou, automaticky si ji prohlížeč převezme. V opačném případě budete vyzváni k zadání jména a příjmení.

V cílovém adresáři to pak vypadá následovně. Nahrávané dokumenty mají jmennou konvenci, která se skládá ze jména uživatele, který dokument nahrává či bylo jméno doplněno + název dokumentu. Pokud ten samý uživatel nahraje dokument se stejným názvem, dojde k automatickému číslování dokumenty a nedochází tedy k jejich přepisování. Ve sloupci „Autor změny“ je vidět, kdo dokumenty nahrával.

Funkcionalitu samozřejmě můžete využít i pro další scénáře jako například nahrávání životopisů či podkladů od potenciálních uchazečů o zaměstnání nebo obecně jako alternativa k veřejným úložištím (např. leteckaposta.cz, ulozto.cz), které se často používají pro výměnu dokumentů mezi společností a externí firmou (např. marketingové materiály jako multimediální obsah). Scénář se týká situace, kdy nechcete, aby někdy jiný neviděl obsah dané složky. Tato cesta je však oproti veřejným úložištím zabezpečená, máte data u sebe a pod kontrolou.