Microsoft Forms – Užitečný nástroj, díky němuž se mnoho dozvíte

Microsoft Forms, známější pod lidovým názvem Formsy, je služba, která umožňuje tvorbu a sdílení dotazníků a kvízů. A to pro nejrůznější účely od sociologických průzkumů pro vysoké školy až po interní testování či sbírání zpětné vazby zaměstnanců.

Níže se dozvíte, co vše Formsy umožňují a co vše díky nim lze udělat. A že toho umí dost. Vyzkoušejte si to rovnou v našem zkušebním dotazníku. 

A víte už, že Forms nemá separátní stránku, ale je integrován do portálu office.com?

No ano, stačí kliknout na tento odkaz.  

Typy dotazů 

Formsy nabízí mnoho různých druhů dotazů (viz obrázek níže) a my si postupně projdeme všechny z nich. Všechny tyto dotazy si můžete prohlédnout ve zkušebním dotazníku, který nám zároveň poslouží jako dotazník zpětné vazby k tomuto článku.

• Volba 
  • Umožňuje v odpovědi vybrat jednu anebo více možností. Společně s textem je to nejčastěji používaná forma dotazu. Její výhoda oproti textu jsou předem definované odpovědi, které lze pak jednoduše spočítat při prohlížení či exportu odpovědí. 
• Text
  • Klasická textová odpověď, která se dá různě omezovat či naopak uvolňovat. Kupříkladu lze nastavit, že odpověď může být dlouhá, ale musí to být jenom číslo menší než 10. 
• Hodnocení
  • Používá se, když chcete, aby uživatel dal najevo, jestli se mu něco líbí nebo nelíbí. Můžete si vybrat počet hvězdiček od 2 do 10 a přiřadit jim popisky. Lze také místo hvězdiček používat čísla. 
• Datum 
  • Umožňuje respondentovi vybrat konkrétní datum. 
• Pořadová škála
  • Je sled možností, které má uživatel v odpovědi seřadit podle daných instrukcí (třeba podle frekvence používání). 
• Likertova škála 
  • Umožňuje podrobnou odpověď rozdělenou do několika řádků a u každého do několika možností (viz obrázek níže). Přidávat je možné jak řádky, tak sloupce. 
• Nahrání souboru 
  • Místo odpovědi umožňuje nahrát do formuláře soubor. Autor dotazníku si může vybrat, jestli se mají soubory ukládat do automaticky vytvořené složky na jeho OneDrivu anebo ve vybrané knihovně v SharePointu. Soubory se automaticky pojmenovávají jménem respondenta.
  • Autor si dále může vybrat povolený počet souborů, který může respondent tímto způsobem poslat, velikost jednoho souboru (a to až do 1 GB) a povolené typy souborů. Pokud formulář obsahuje tento typ dotazu, není možné jej nasdílet mimo organizaci. Proto také v našem dotazníku tento typ dotazu chybí. Mezi podporované typy souborů patří: Word, Excel, PowerPoint, PDF, Obrázek, Video, Zvuk 

• Net Promoter Score
  • Index, který měří ochotu zákazníka doporučit produkt či službu společnosti dalším uživatelům.

Povinný či nepovinný, toť důležitá otázka

U každého dotazu, nezávisle na jeho typu, lze zvolit, zda je povinný. Také je k němu možné přidat podnadpis, který specifikuje otázku. U větších a komplikovanějších dotazníků lze dotazy řadit pod různé oddíly a také u nich nastavit větvení. To poté funguje tak, že otázky se řadí a přeskakují automaticky podle toho, jak respondent odpovídá. Kupříkladu, pokud v našem dotazníku odpovíte v první otázce, že jste MS Forms nikdy nepoužil/a, formulář vás automaticky přesune až na čtvrtou otázku. 

Kvízy umožňují kromě podnadpisu přidat pod dotaz rovnici, kterou musí respondent vyřešit. Je také možné nastavit správnou odpověď a počet bodů, které uživatel dostane, když ji zvolí. Body se sečtou za všechny správně vyplněné otázky a po vyplnění formuláře se uživatel dozví jejich celkový počet.  

TIP: MS Forms je skvělý nástroj pro zkoušení žáků během výuky v lockdownu.

Vzhled kvízu/dotazníku 

U každého kvízu či dotazníku je možné nastavit motiv, který mění barvu formuláře a barvu či obrázek pozadí. Je také možné nastavit vlastní vzhled nahráním vlastního obrázku (viz obrázek níže). 

Vlastní obrázek je možné nahrát také u každého jednotlivého dotazu.

Sdílení, export a další možnosti dotazníku 

Dotazník lze nasdílet buďto pro kohokoliv v rámci organizace autora nebo jen pro konkrétní lidi z této organizace. Je možné dotazník nadílet i mimo organizace. Tato možnost však nepodporuje dotaz typu Nahrávání souboru. Sdílet dotazník může autor pro spolupráci, jako šablonu anebo jenom k odpovídání. Odkaz na něj je možné odeslat přímo z formuláře e-mailem, QR kódem anebo zkopírováním odkazu a vložením do zprávy či dokumentu.  

Odpovědi respondentů lze jednoduše exportovat do Excelu. 

Formsy podporují tvorbu formulářů ve více jazycích. Je také možné nastavit upozornění, které bude notifikovat autora dotazníku vždy, když se odešle nová odpověď. Je na autorovi, jestli povolí, aby uživatelé mohli na dotazník odpovědět více krát. Může také přizpůsobit závěrečnou zprávu s poděkováním, která se zobrazuje po vyplnění a zaslání formuláře. 

K čemu všemu lze Formsy použít  

Formsy samozřejmě lze použít pro různé soukromé účely. Chcete vědět kdo přijde na to rozlučku se svobodou, kterou organizujete už měsíc? Formsy vědí, jak vám pomoct. Potřebujete třeba data pro svůj školní projekt, který zahrnuje názor mnoha lidí? Není problém.  

Formsy samozřejmě využijete především i pro potřeby vaší organizace. Sami s tím máme v manice mnoho zkušeností. Potřebujete zorganizovat teambuilding, ale nevíte, kdo bude co jíst? Dotazník ve Formsech je k tomu ideální. Chcete zorganizovat interní školení pro vaše zaměstnance, ale nevíte, jestli máte zakoupit školení pro začátečníky anebo pro pokročilé? Co takhle prozkoušet kolegy kvízem? 

No a samozřejmě vás zajímá, co si kolegové o vašem školení mysleli. Takže hurá do dotazníku zpětné vazby! 

Autor: Ľudovít Kuruc