Nejžhavější pracovní trend? Videoschůzka!

/in /by

Přinášíme vám překlad dalšího článku od Microsoftu. Tentokrát na téma největšího pracovního trendu dneška. Je jím totiž totiž bezesporu videoschůzka. Článek je z pera viceprezidenta pro Microsoft 365, Jareda Spataro:

Ve chvíli, kdy jsem psal tento text, miliony lidí po celém světě právě přecházely na práci na dálku ve 100% režimu. Práce na dálku na plný úvazek je pro nás velkou výzvou nejen jako pro zaměstnance. V Microsoftu jsme před několika lety udělali studii. Požádali jsme 14 tisíc našich zaměstnanců v 7 různých zemích světa, aby vyjmenovali formy mezilidské komunikace, které je nejvíce těší. Nekonalo se žádné překvapení. Vyhrál osobní kontakt nad e-maily nebo chatováním. A to napříč všemi generacemi dotazovaných. Jak se tedy v době, kdy je osobní kontakt mezi lidmi téměř nemožný, stýkáme s kolegy, klienty nebo i s přáteli?

Během uplynulých několika týdnů jsme se inspirovali tím, jak naši zákazníci využívali Microsoft Teams k pracovním schůzkám. Šéfové se zjevovali na videoschůzkách ve formě brambory. Týmové schůzky se proměnily ve vtipné meetingy na pláži. Kolegové z týmů se navzájem informovali o tom, na čem zrovna pracují. Studenti a jejich učitelé se potkávali ve virtuálních učebnách, ředitelé společností hovořili k tisícům svých zaměstnanců. Díky nim jsme viděli mnoho způsobů, jak zůstat v kontaktu, i když vlastně nemůžeme být spolu.

V Teamsech jsme zaznamenali obrovské počty meetingů každý den. Viděli jsme nový denní rekord – 2,7 miliard minut online schůzek během jednoho dne (31. 3. 2020). To je nárůst o 200 procent oproti 16. březnu. A jelikož Teamsy využívá více a více studentů a učitelů, můžeme se pochlubit, že je v módu Education používá 183 tisíc zákazníků ve 175 zemích světa. Zákazníkem je zde myšlena škola, takže počet jednotlivých uživatelů je násobně vyšší.

Abychom byli schopni důkladně prozkoumat měnící se trendy v práci na dálku, připravili jsme pro vás přehled v našem novém Indexu trendů ve světě práce. Prostřednictvím probíhajícího výzkumu prozkoumáme, jak se mění dnešní způsob práce. Využijeme rozhovory a budeme sledovat trendy ve způsobu interakce lidí s našimi nástroji.

První report ukazuje, jak se lidé naučili fungovat v týmu na dálku. Tyto poznatky sdílíme ze dvou důvodů. Za prvé, pečlivě chráníme data našich zákazníků a chceme jim díky tomu pomoci, aby se poučili z konkrétních chyb a mohli tak lépe plánovat do budoucna. Za druhé, chceme tyto informace použít pro inovace v našich produktech, abychom mohli našim zákazníkům nabídnou to nejlepší.

Klíčové objevy

Díky tomu, že svět používá sadu Microsoft 365, vyhledává v nástroji Bing, propojuje se s Linkedinem, dostáváme miliardy informací jako e-maily, schůzky, hledání, statusy. Toto dohromady tvoří jeden z největších grafů lidské interakce během práce na světě. Křivky v tomto grafu poskytují unikátní pohled do světa pracovních návyků lidí po celém světě.

Microsoft bere soukromí zákazníků naprosto vážně. V grafu nenajdete žádná osobní data, data, která by vedla k identifikaci konkrétní organizace, nebo jména společností. Naším cílem je objevit a sdílet trendy na pracovišti.

Lidé našli ve videohovorech to, co jim při práci na dálku chybělo

Vědci zjistili, že oční kontakt a fyzická přítomnost jiné lidské bytosti zvyšuje hladinu dopaminu a snižuje hladinu stresového hormonu kortizolu. Výzkum doktorky Fiony Kerrové ukázal, že člověk je schopen uklidnit jiného člověka pouhým pohledem z očí do očí. Není tedy překvapení, že lidé v době karantény dvakrát častěji zapínali video při hovorech v Teamsech, než v předchozím období. V březnu 2020 stouplo množství videohovorů v Teamsech z 21 % na 43 %. 

Podíváme-li se na jednotlivé národy, nejčastěji zapínali při hovorech kameru:

  • Norové a Holanďané (60 % všech hovorů v Teams bylo s videem)
  • Australané (57 %)
  • Italové (53 %)
  • Chilané (52 %)
  • Švýcaři (51 %)
  • Španělé (49 %)

Méně využívali videohovory naopak lidé v:

  • Indii (22 %)
  • Singapuru (26 %)
  • JAR (36 %)
  • Francii (37 %)
  • Japonsku (39 %)

V určitých regionech, například v Indii a JAR mohl sehrát roli nedostatek zařízení vhodných k videohovoru.

Použití videohovorů v konkrétních situacích nás nesmírně inspirovalo. Například zaměstnanci The 2nd Affiliated Hospital of Wenzhou Medical University, největší nemocnice ve městě Wenzhou v Číně, komunikovali skrze Microsoft Teams. Tamější tým byl rozdělen na dvě skupiny. Jedna se aktuálně starala o pacienty v nemocnic a druhá byla v karanténě. Zaměstnanci tak mohli koordinovat péči o pacienty, zatímco chránili své zdraví a zdraví svých kolegů. Chod nemocnice tak nemusel být nijak ohrožen.

Osobní kontakt nikdy nic nenahradí, ale pracujeme tvrdě na tom, abychom ho všem přiblížili. Microsoft se snaží vnést do Teamsů co nejvíc lidskosti a taky trochu zábavy.

Zde maličko odbočíme od článku a přidáme naši vlastní vsuvku. Protože my v manice bereme zábavu velmi vážně!

V Teamsech je spousta nových funkcionalit, které zpříjemní jejich užívání speciálně během videoschůzky:

  • Personalizované pozadí videohovoru umožňuje vyměnit si podle nálady pozadí videohovoru. Díky umělé inteligenci si můžete nastavit podle nálady pozadí od Microsoftu, ale i své vlastní.
  • Hromadný meeting může být pro citlivější jedince stresující. Jestliže potřebujete něco říct a nechcete se překřikovat s kolegy, zvedněte jedním kliknutím ruku během videohovoru. Ostatní hned uvidí, že se hlásíte o slovo.
  • Pořadatelé videohovorů mají novou možnost ukončit hovor pro všechny jedním kliknutím na tlačítko „end meeting”.
  • Organizátoři hovorů, speciálně učitelé, potřebují vidět seznam všech účastníků videohovoru. Nově bude možné stáhnout seznam účastníků hovoru včetně času připojení a odchodu ze schůzky.
  • Ještě tento rok uvedeme další novinku postavenou na základech umělé inteligence, která dokáže v reálném čase omezit okolní ruchy. Myslíme tím třeba štěkání psa, děti jsou přeci vždy tiché jako myšky…

Novinky v Teamsech jsme pro vás nedávno sepsali do samostatného článku.

Jak může vypadat změna pozadí během videohovoru:

Lidé používají video, aby se propojili trochu jinak, než dříve

Jakmile se firmy adaptovaly na práci na dálku, byli jsme svědky toho, jak vedoucí pracovníci pořádají celofiremní setkání v online prostředí. Velké konference a setkání se totiž také musely přesunout do online prostředí.

Také vidíme, že lidí využívají možnost nahrávat si videohovory v Teamsech. Učitelé nahrávají své lekce pro žáky, šéfové či kolegové, nahrávají schůzky pro všechny, kteří se jich zrovna nemohou zúčastnit.

Služba, která umožňuje nahrávat schůzky se jmenuje Microsoft Stream. Množství tzv. Stream videí narostlo za březen 2020 pětkrát. Zaznamenáváme stovky uložených videí každou minutu.

Společnost Nuance, která se zabývá využitím umělé inteligence pro řešení největších světových problémů, přesunula svou každoroční konferenci o výzkumu a vývoji (R&D konference) – měla se konat v Montrealu – do virtuálního světa. Pořadatelé se spojili se stovkami účastníků prostřednictvím Teamsových kanálů a dokumentů, které obsahovaly odkaz na každou jednotlivou přednášku. Minulý rok společnost Nuance utratila za svou konferenci 700.000 amerických dolarů (tj. více než 17 milionů korun). Letošní ročník nestál téměř nic a zanechal po sobě také téměř nulovou uhlíkovou stopu.

Flexibilnější pracovní doba

Pro každého znamená produktivita něco jiného. Skřivani pracují lépe v ranních hodinách, kdežto tzv. sovy raději zasednou k práci večer. Naše data ukazují, že flexibilnější pracovní rozvrh práce na dálku umožňuje lidem pracovat tehdy, kdy jim to skutečně nejvíce vyhovuje.

Během března vzrostla doba mezi prvním a posledním použitím Teams o hodinu. Neznamená to nutně, že lidé doma tráví prací průměrně o hodinu více, ale spíše to, že od práce odběhnou k jiné činnosti a vrátí se k ní později.

Země a společnosti nejvíce zasažené krizí využívají hojně mobilní telefony

Společnosti potřebují zůstat v chodu i během světové pandemie. V nástroji Teams jsme zaznamenali signifikantní nárůst používání tohoto nástroje v mobilních zařízeních. Týdenní počet uživatelů Teams v mobilních zařízeních narostl v období od začátku února do konce března o 300 %. Nejvíce uživatelů pochází ze zemí a společností nejvíce zasažených koronavirovou krizí. Vysoký nárůst jsme zaznamenali hlavně v oblasti vzdělávání (a to jak u uživatelů základního, tak i vyššího vzdělávání). Nárůst jsme zaznamenali i u vládních organizací.

Není to jen o počtu nových uživatelů, ale spíše o objemu využívání nástroje Teams. Dlouhodobé připojení uživatelů do Teamsů rostlo exponenciálně v regionech zasažených nejvíce – Itálii, Španělsku, Francii a Holandsku.

Jeden z příkladů školy, která přešla na vzdálené vzdělávání je Durham University v severovýchodní Anglii. Přednášky se přesunuly do online prostředí, zaměstnanci univerzity museli přejít na práci na dálku, aby zůstal zachován chod univerzity. Microsoft Teams zajistil škole bezpečně udržet v chodu nejen úroveň vzdělávání, ale také chod školy jako komunity. Umožnil studentům a učitelům komunikovat na denní bázi, kooperovat mezi sebou.

Tato doba změní způsob, jakým pracujeme a propojujeme se navzájem

Data ukazují, že můžeme zůstat ve spojení na dálku velmi jednoduše. Jednodušeji, než by si mnozí z nás kdy pomysleli. Uvedeme jeden příklad. I přesto, že určitá část lidí se v Číně vrátila do práce, v Teamsech stále zůstává každý den 2x více uživatelů v porovnání s lednem 2020. Každodenní počet uživatelů Teamsů v Číně navíc neustále roste.

Můžeme se velmi poučit od společností, které nám ukazují, že jejich mise karanténou v žádném případě nekončí.

Příklad za všechny je Mercy Housing, nezisková organizace, která zprostředkovává dostupné bydlení. Technologie přijala za vlastní, včetně Microsoft Teams. „Většina z našich 1600 zaměstnanců přešla na práci na dálku. Schopnost scházet se prostřednictvím virtuálních schůzek, i možnost spolupracovat vzdáleně na dokumentech, pro nás byla naprosto zásadní, abychom mohli pokračovat v naší misi. Jsme schopni být ve spojení nejen v rámci společnosti, ale také s našimi klienty. Je to naprosto zásadní i pro jejich mentální zdraví. Možnost být v kontaktu prostřednictvím IT nástrojů umožňuje celkem 45 000 našich klientů zůstat ve svých domovech,” prozradil Gunnar Tande, CIO and Senior Vice President, Technology & Strategy, Mercy Housing.

Také Armádu spásy zasáhla pandemie koronaviru. I takováto organizace potřebuje pokračovat ve své misi, hlavně ubytovávat lidi bez domova a krmit hladové. Tim Schaal, ředitel IT pro Armádu spásy na západě USA řekl, že Microsoft Teams umožnil organizaci pokračovat v poskytování kritické péče ve velkých i malých městech v celkem 13 státech na západě USA.

V Microsoftu tak rádi vidíme, že naše technologie pomáhají nejen těmto důležitým organizacím v jejich důležitém poslání. Naším posláním je motivovat každého jednotlivce a každou organizaci na světě. A speciálně v dobách, jako je tato, kdy se učíme za pochodu a přijímáme novou každodenní realitu, nám přijde extrémně důležité propojovat lidi a umožnit všem pracovat prostřednictvím bezpečné platformy.

I přesto, že se způsob, jakým pracujeme, mění, naši zákazníci a uživatelé nám každý den ukazují, že naše snaha spojovat lidi je silnější, než okolnosti, které je rozdělují.

Jak na Microsoft Teams?

Nevíte si rady s nástrojem Teams? Dejte nám vědět, rádi poradíme. Mezitím najdete na našem webu UseTeams hromadu návodů na efektivní práci na dálku, ale i návody na práci s nástrojem Teams, včetně návodů: