Moneta setzte auf Cloud und manica war dabei

Die Änderung der Eigentümerstruktur einer Institution bringt viele komplexe Verhandlungen, Verwaltungsangelegenheiten oder personelle Entscheidungen mit sich. Bestimmte Verpflichtungen betreffen oft auch den IT-Bereich, da ein neues Unternehmen nicht die gleiche Lösung des ursprünglichen Unternehmens weiter nutzen kann. Und genau mit diesem Problem wurde Moneta Money Bank konfrontiert. Die entstand von GE Money Bank und stieg im Mai letzten Jahres an die Wertpapierbörse ein. Die Lösung fand sie in der Erstellung einer völlig neuen IT-Infrastruktur, deren Bestandteil auch der Übergang zur Plattform Microsoft Office365 und die Nutzung von Cloud-Leistungen war.

Das Ziel dieses umfangreichen Projekts, das zur Aufgabe das Beraterunternehmen manica s.r.o. hatte, war ein kompletter Ersatz aller mit GE Money Bank verbundenen Arbeits- und Kommunikationsdienstleistungen, die die Bankangestellten in der ganzen Republik nutzen. Manica erstellte daher erste Analysen, die die Übergangsmöglichkeiten zu Cloud-Leistungen Office 365 definierten, empfiehl Implementierungsvarianten. Weiterhin auch eine Studie und Analyse der Migration bestehender Prozesse und Werkzeuge für die Zusammenarbeit der Bankangestellten auf der Plattform Microsoft SharePoint Online.

In anfänglichen Projektphasen hat jedoch Moneta den Kauf von On-Premise-Lizenzen in Erwägung gezogen, jedoch nach einer gründlichen Analyse entschied sie sich für die Cloud-Lösung Office365. „Heutzutage macht es wenig Sinn, klassische Lösungen zu kaufen. Es liegt daran, dass die Cloud-Versionen die Nutzung von On-Premise-Installationen ermöglichen, was unser Fall ist, besonders bei Office Pro-Produkt. Das nutzen wir in allen Desktop-Einrichtungen,” erklärt Lukáš Záruba, Enterprise Architect und Projektmanager Moneta Money Bank, und fügt hinzu, dass sie bei Cloud die Möglichkeit haben, die Online-Version des gleichen Produkts zu verwenden.

Der ganze Übergang zu Office365 gelang Moneta in Zusammenarbeit mit manica ziemlich schnell umzusetzen. Die Grundtypen der Infrastruktur-Dienstleistungen wie E-Mail-Leistungen oder Zugriffskontrolle, weiterhin der Einsatz der neuen Software MS Office 2016 und der Übergang zur neuen Umgebung für Teamzusammenarbeit auf Plattform SharePoint Online, nahm weniger als 10 Monate in Anspruch. „Wenn wir in Erwägung ziehen, dass es sich um die Umgebung einer Bankinstitution handelte, und wir im Rahmen dessen viele Sicherheitsbereiche, alle Rechtsvorschriften sowie interne Bankvorschriften berücksichtigen mussten, war dies wirklich ein unglaublich schneller Prozess,” erklärt Tomáš Kutěj, Generaldirektor manica.

Arbeit und Kommunikation zu teilen, ist bei Moneta wichtig

Derzeit können die Bankangestellten von Moneta bereits im Rahmen von Office365 mit Exchange online arbeiten, was Postdienste sind. Sie nutzen auch neu die Anwendung Skype for Business oder SharePoint Online, eine Plattform für Teamarbeit, Teilen von Unterlagen und Informationen im ganzen Unternehmen. Moneta kann jedoch nach und nach weitere Dienste hinzufügen und nutzen. Ein weiterer Vorteil ist die Tatsache, dass das Büropaket mit Anwendungen wie Word, Excel oder PowerPoint, das natürlich ein Teil der Plattform ist, den Menschen ermöglicht, ihre Arbeit zu teilen, ohne ihre Arbeitsgewohnheiten ändern zu müssen. „Die Angestellten kennen diese Produkte von vorigen Versionen, derzeit haben sie die gleichen Werkzeuge zur Verfügung, nur neue Versionen und mit Cloud-Lösungen. Dies ist für sie viel bequemer, als wenn sie lernen mussten, mit völlig neuer Benutzerumgebung und Funktionen zu arbeiten,” sagt Lukáš Záruba.

Seine Worte bestätigt Radka Pekelská, HR Direktorin des Unternehmens Moneta. Sie bewertet Office365 und die Anwendung gerade aus der Benutzersicht. Auf der Plattform nutzt sie häufig sowohl SharePoint als auch Outlook. „Für mich war die ganze Änderung deshalb wichtig, weil die Kapazität der E-Mail Postfächer erhöht wurde. Früher stand mir nur ein Gigabyte zur Verfügung, man musste ständig E-Mails löschen und in anderen Anwendungen sichern. Die neuen Apps Outlook und Exchange Online brachten jedem Angestellten fünfzig Gigabyte, was für unsere Arbeit sehr wichtig ist.“ Obwohl sie über eine lange Zeit mit der älteren Outlook-Version arbeitete, gewöhnte sie sich auf die neue Version sehr schnell. „Wenn ich etwas lösen muss, sehen ich in Outlook sofort, wer im Büro anwesend und wer online ist, was sehr praktisch ist. Zudem gefällt mir die Einstellung der eigenen Benutzerumgebung. Ich mag das Aussehen und die Farben zu ändern. Ich orientiere mich sehr gut an den Farben,” fügt sie hinzu.

Der Übergang zu Office365 gab den Angestellten im Bereich der Nutzung vom Büropaket auch weitere Möglichkeiten. Wenn das Team zum Beispiel an einem Bericht im Excel arbeiten soll, kann ihn der Auftraggeber in der Cloud speichern und andere haben zu ihm einen Online-Zugang. Und wenn sie eine Online-Version benutzen, können sie an diesem einen Dokument in Realzeit arbeiten, ohne im gleichen Raum sein zu müssen. Der Autor des Dokuments teilt es mit anderen Teammitgliedern. Das bedeutet, dass das Dokument von allen auf einmal bearbeitet werden kann und alle sehen gleichzeitig alle Änderungen. „Und da bei Office365 alles verbunden ist, können wir miteinander auch mit Hilfe von Skype for Business kommunizieren, ohne diese App separat zu starten. Der Skyp-Chat ist nämlich ein Teil der Plattform und ist mit verschiedenen Apps verbunden,” erläutert die Vorteile der neuen Plattform Petr Klička, Senior Manager Zentrum geteilter Leistungen Moneta.

Moneta Money Bank nutzt auf der Plattform Office365 auch die App SharePoint Online, die völlig Intranet ersetzte. SharePoint Online ermöglichte den Angestellten eigene interne Websites zu erstellen, wo sich einzelne Abteilungen und Divisionen präsentieren können, um andere darüber zu informieren, woran sie gerade arbeiten. Neben diesen Websites wird SharePoint Online auch häufig für die Erstellung von einzelnen Projekten genutzt und erfüllt die Funktion eines interaktiven Helfers. Was beweist zum Beispiel das EduPortal, das nicht nur als die Projektseite der ganz neu erstellten Cloud-Infrastruktur dient, sondern auch als Hilfe, wie mit den ganzen Neuheiten zu arbeiten ist. Die Angestellten finden auf dem EduPortal sowohl verschiedene Informationen und Tipps als auch praktische Anleitungen.

 

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